Kniha jízd služebního vozidla: co musí obsahovat (2026)

Stručná odpověď: Kniha jízd nemá předepsaný formulář, ale bez ní firma těžko prokáže daňovou uznatelnost nákladů na auto. U každé jízdy zapište datum, trasu, konkrétní účel, stav tachometru a řidiče, k vozidlu tankování a stavy na začátku a konci období. Vést ji můžete papírově i elektronicky, vždy průběžně.

Kniha jízd patří k věcem, které se ve firmě „nějak vedou“, dokud nepřijde daňová kontrola, pojistná událost nebo spor se zaměstnancem. Pak se ukáže, že chybí účel cesty, stavy tachometru nenavazují nebo nikdo neví, kdo v daný den auto řídil. Podívejme se, co do knihy jízd patří, proč ji firma potřebuje a jak nastavit pravidla, aby ji řidiči vedli bez zbytečné byrokracie.

Je kniha jízd povinná?

Žádný zákon neobsahuje paragraf „firma musí vést knihu jízd“ ani nepředepisuje její formulář. Povinnost ale vyplývá nepřímo: firma musí finančnímu úřadu prokázat, že výdaje na provoz vozidla (pohonné hmoty, servis, opotřebení) souvisejí s její činností. Pokyn Generálního finančního ředitelství k zákonu o daních z příjmů to formuluje tak, že poplatník má vést evidenci jízd tak, aby vynaložené výdaje mohl prokázat. Kniha jízd je k tomu nejběžnější a v praxi nejspolehlivější nástroj.

Bez ní firma riskuje, že jí finanční úřad neuzná výdaje na pohonné hmoty nebo část odpočtu DPH a daň doměří i s příslušenstvím. Jaké sankce konkrétně hrozí, záleží na okolnostech; je dobré si to s účetní nebo daňovým poradcem ujasnit dopředu, ne až při kontrole.

Co musí kniha jízd obsahovat

Protože zákon formu nepředepisuje, vychází se z toho, co je potřeba k prokázání služebního účelu jízdy. V praxi se ustálilo:

U každé jízdy:

• datum jízdy, případně čas začátku a konce,
• odkud a kam (místo začátku, cíl, u okružních cest i mezizastávky),
• účel jízdy – konkrétně, například „jednání u zákazníka XY“, ne jen „služebně“,
• stav tachometru na začátku a na konci, počet ujetých kilometrů,
• jméno řidiče,
• rozlišení služební a soukromé jízdy, pokud je soukromé užití povoleno.

Za vozidlo a období:

• registrační značka a typ vozidla,
• stav tachometru na začátku a na konci období (měsíce, roku),
• tankování: datum, množství, cena (s odkazem na doklad nebo tankovací kartu),
• průměrná spotřeba podle technického průkazu, pokud se z ní počítá spotřeba PHM.

Zásadní je, aby záznamy byly průběžné, chronologické a navazující. Kniha jízd dopisovaná zpětně na konci roku podle kalendáře je při kontrole snadno odhalitelná – stačí porovnat kilometry s doklady o tankování nebo daty ze servisu.

Papír, Excel, nebo elektronická kniha jízd s GPS?

Forma je na firmě. Papírový sešit ve voze, tabulka nebo aplikace s GPS jednotkou jsou rovnocenné, pokud jsou záznamy pravdivé a úplné. Elektronická kniha jízd šetří čas a snižuje chybovost, protože trasu a kilometry zapíše sama; řidič doplní jen účel jízdy.

Pozor ale na dvě věci. Data z GPS bez doplněného účelu služební charakter jízdy neprokážou. A pokud vozidlo smí řidič používat i soukromě, sledování polohy zasahuje do jeho soukromí – zaměstnanci musí vědět, že je auto sledováno a k čemu se data používají, a zaměstnavatel by měl mít tuto otázku vyřešenou z pohledu ochrany osobních údajů. Podrobnosti si ověřte v aktuálních doporučeních Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Soukromé jízdy služebním autem

Pokud firma zaměstnanci přenechá auto pro služební i soukromé účely, vzniká mu podle § 6 odst. 6 zákona o daních z příjmů nepeněžní příjem. Za každý i započatý kalendářní měsíc se za příjem považuje určené procento ze vstupní ceny vozidla včetně DPH: 1 % u běžných aut, 0,5 % u nízkoemisních a 0,25 % u bezemisních vozidel. Vyjde-li částka nižší než 1 000 Kč, zdaňuje se 1 000 Kč. U vozidla na leasing nebo v nájmu se vychází ze vstupní ceny u původního vlastníka. Rozhodující je možnost soukromého užití, ne počet soukromých kilometrů – benefit se tedy zdaňuje i v měsíci, kdy zaměstnanec žádnou soukromou jízdu neudělá.

Kniha jízd tu přesto má význam: slouží k rozdělení nákladů na pohonné hmoty (pokud soukromé tankování platí zaměstnanec) a hlavně k prokázání, že auto, které soukromě používat nesmí, se tak skutečně nepoužívá. Pokud firma soukromé jízdy zakazuje, ale kniha jízd ukazuje víkendové výlety, problém je na světě.

Kniha jízd a odpovědnost firmy

Kniha jízd není jen daňový doklad. Když dojde k nehodě, k pokutě z automatizovaného měření rychlosti nebo k poškození vozidla, je to často jediný záznam o tom, kdo auto v danou chvíli řídil. Pokud firma řidiče nedohledá, může přestupek „zůstat“ na ní jako na provozovateli vozidla – bez evidence se řidič dohledává těžko. Stejně tak u pracovního úrazu při jízdě pomůže doložit, že šlo o služební cestu.

Proto má smysl, aby si řidič auto přebíral a vracel zapsáním do knihy jízd a zároveň zkontroloval jeho stav. Jak postupovat, když už k nehodě dojde, popisujeme v článku Nehoda služebním autem: kdy volat policii.

Co zapsat do směrnice

Pravidla pro knihu jízd patří do směrnice pro provoz služebních vozidel. Stačí stanovit:

• v jaké formě se kniha jízd vede (papír, tabulka, aplikace),
• že řidič zapisuje každou jízdu průběžně, nejpozději po jejím skončení,
• jaké údaje jsou povinné, zejména konkrétní účel jízdy,
• kdo a jak často knihu jízd kontroluje (například měsíčně správce vozového parku nebo účetní),
• zda je povolené soukromé užití a jak se soukromé jízdy označují,
• jak dlouho se záznamy archivují – obvykle po dobu, po kterou může finanční úřad daň doměřit; konkrétní lhůtu konzultujte s účetní.

Hotový text, do kterého doplníte jen názvy a odpovědné osoby, najdete v našem vzoru směrnice pro provoz služebních vozidel.

Kniha jízd a školení řidičů

Vedení knihy jízd a převzetí vozidla jsou praktické povinnosti řidiče, které je dobré připomenout při pravidelném školení řidičů referentů. Řidič, který ví, proč se záznamy vedou, je vede pečlivěji. Online školení u nás obsahuje test 20 otázek ze 160, hranici úspěšnosti 80 % a po absolvování osvědčení i záznam o školení v PDF – tedy doklad, který můžete předložit i při kontrole inspektorátu práce.

Shrnutí

Kniha jízd není předepsaná konkrétním formulářem, ale bez ní firma těžko prokáže, že náklady na služební auto jsou daňově uznatelné. Zapisujte u každé jízdy datum, trasu, konkrétní účel, stavy tachometru a řidiče, u vozidla tankování a stavy na začátku a konci období. Záznamy veďte průběžně a navazující, ať papírově, nebo elektronicky. Soukromé užití služebního auta se zdaňuje paušálně podle § 6 odst. 6 zákona o daních z příjmů (1 %, 0,5 % nebo 0,25 % vstupní ceny měsíčně, nejméně 1 000 Kč) bez ohledu na počet soukromých kilometrů. Pravidla shrňte ve směrnici a připomínejte je řidičům při školení.

Článek má informativní charakter a nenahrazuje právní ani daňové poradenství. Údaje doporučujeme ověřit v aktuálním znění předpisů.